Reseräkning - att spara originalet eller ej

Prenumerera
Reseräkning - att spara originalet eller ej

2017-05-17 16:40 Senast uppdaterad för 7 år sedan

2017-05-17 16:40

Hej,

Jag funderar på det här med att spara kvitton digitalt efter att en anställd rest i arbetssyfte. Jag skulle vilja ha ett system där kvittona sparas digitalt och vi slipper spara pappersoriginalen. Det finns ju flera sådana lösningar idag men nu till själva frågan.

Kan man göra på detta sätt och samtidigt följa lagen? Flera företag som säljer dessa tjänster menar att man kan spara kvitton endast digitalt och samtidigt följa lagen. Vad jag förstår så är det en fråga om när själva affärshändelsen sker från företagets perspektiv sett. Sker affärshändelsen vid själva köpet eller är det när reseräkningen lämnas in?

Jag har läst i BFL men kan inte riktigt tyda vad som gäller.

Om till exempel en säljare är ute på resa och betalar, hotell, lunch och bjuder en potentiell kund på middag (representation) så godkänns inte dennes utlägg förrän efter resan, när kvitton lämnas till chefen och chefen tittat på kvittona och godkänner de. Så vissa kostnader som säljaren haft under resan skulle kunna strykas och inte återbetalas. Sker affärshändelsen vid köpet eller när kvittona lämnas in?

Har jag tolkat BFL rätt - att det handlar om när affärshändelsen sker eller beror det på något annat?

Tacksam för hjälp!

Johan Boström

2017-05-18 09:53

1009

211

Hej, Som tur är har BFN svarat på exakt denna fråga, så svaret är tydligt. (hela svaret på: [url=http://www.bfn.se/upload/sv/skrivelser/ovriga-skrivelser/Brevsvar-verifikationer-nar-anstallda-betalar.pdf]länk BFN[/url]) "Avgörande för den aktuella frågan - i vilken form kvitton som anställda tar emot ska bevaras - är när det anses ha inträffat en affärshändelse i det bokföringsskyldiga företaget. Detta får bedöm as utifrån den anställdes roll i den affärstransaktion som genererat kvittot, alltså om den anställde agerat i affärstransaktionen för egen räkning eller för företagets räkning. I det senare fallet - när den anställde således har gjort ett utlägg för företagets räkning - har affärshändelsen i företaget inträffat redan vid affärstransaktionen. Omständigheter som talar för att den anställde agerat i affärstransaktionen för företagets räkning, och som medför att det blir en affärshändelse i företaget redan när den anställde tar emot kvittot, är t.ex. att det ingår i anställningen att ingå affärstransaktionen ifråga, att det finns någon form av överenskommelse mellan den anställde och arbetsgivaren att ingå affärstransaktionen eller att transaktionen rör något som företaget normalt betalar och ersätter den anställde för. Om den anställdes roll är sådan att den anställde har agerat för företagets räkning, är det en affärshändelse i företaget och den uppgift som den anställde har tagit emot (kvittot) ska användas som verifikation. Kvittot utgör då räkenskapsinformation som ska sparas i det skick kvittot hade när den anställde tog emot det. Var kvittot i pappersform när den anställde tog emot det, är utgångspunkten att det är just det dokumentet som ska bevaras under arkiveringstiden. Om den anställde har betalat affärstransaktionen med egna medel eller med kort som han eller hon är betalningsskyldig för saknar betydelse för vad som ska användas som verifikation."

Jenny Viberg

2017-05-18 10:59

Tack för svar! Men jag förstår ändå inte riktigt. Om vi fortsätter med samma exempel så tolkar jag det så här: Den här säljaren har ju inte rätt att ingå avtal eller göra affärer för företagets räkning. Bedömningen om köpet är ok görs ju efter att köpet gjorts. Så då sker affärshändelsen för företaget när vi får in kvittot. Om vi får in kvittot digitalt så räcker det med att vi sparar det digitalt och behöver inte begära in originalet i pappersform. Men om köpet gäller till exempel flygresa och hotell som i vanliga fall så godkänns så sker affärshändelsen vid det faktiska köpet och då måste vi ha in originalet och arkivera det i 7 år? Har jag förstått saken rätt?

Johan Boström

2017-05-18 16:04

1009

211

Hej, Ok, tänk såhär. Om en säljare normalt får bjuda kunder på lunch så gör han ju det för företagets räkning. Gör han det inte för företagets räkning så kommer han ju heller inte få ersättning (eller att det blir en förmån). Samma sask om han tex måste köra bil och ansvarar för att tanka den. Affärshändelsen är när säljaren tar emot kvittot (tankar/äter mm). Då ska originalkvitto sparas. Ett annat ex är tex att anställd får träningskort betalt av arbetsgivare. Detta är inte för företagets räkning och kvitto behöver inte sparas i original (men dock behövs ett underlag). Affärshändelsen är då när kvitto lämnas in för ersättning. Så jag skulle säga att du inte uppfattat korrekt. Jag skulle säga att man starkt begränsat möjligheten att enbart spara digital kopia.

Ingvar Wogenius

2017-05-18 21:51

1486

251

Inte för att jag nånsin kommer att begära av nån av mina kunder att dom ska stå och fotografera kanske 100 kvitton varje månad.. men jag funderar ändå över riktigheten i det som påstås av de som vill sälja digitala tjänster.. I utlåtandet från BFN som du länkade till, står ju tydligt att räkenskapsmaterial ska bevaras i det skick det togs emot, och läser man vidare i själva lagen så står det att originalet får förstöras efter 3 år om man på ett betryggande sätt fört över infon till annan media. Vad är vitsen med att stå och fotografera en massa bensinkvitton om dom ändå ska bevaras i 3 år? Då kan man väl likaväl sätta dom i en pärm som vanligt, och behålla den i 7 år. Och spara en massa extrajobb. För handlar man nånting kontant, så får man ju oftast ett papperskvitto. och vad händer med alla molntjänster med miljontals foton på små kvitton, vid nästa riktigt stora cyberattack?

Jenny Viberg

2017-05-19 09:47

Tack för din input! Anledningen till att den här frågon kom upp är för att säljarna tycker att det är smidigare att fota sitt kvitto direkt vid köp och ladda upp det i någon molntjänst istället för att spara alla kvitton till efter resan. Och jag tänker att det kan vara billigare att spara kvitton digitalt än på kontorsyta som vanligtvis är väldigt dyr. Men sen kommer ju frågan om säkerheten där det finns för- och nackdelar med båda alternativen. Men jag håller med dig om att nyttan med dessa tjänster minskar om man ändå måste spara kvittot i original.

Jenny Viberg

2017-05-19 09:48

Tack för förtydligandet!

Ingvar Wogenius

2017-05-19 10:44

1486

251

[quote="Jenny Viberg" post=54883]Tack för din input! Anledningen till att den här frågon kom upp är för att säljarna tycker att det är smidigare att fota sitt kvitto direkt vid köp och ladda upp det i någon molntjänst istället för att spara alla kvitton till efter resan. Och jag tänker att det kan vara billigare att spara kvitton digitalt än på kontorsyta som vanligtvis är väldigt dyr. Men sen kommer ju frågan om säkerheten där det finns för- och nackdelar med båda alternativen. Men jag håller med dig om att nyttan med dessa tjänster minskar om man ändå måste spara kvittot i original.[/quote] Ja, jag ser ju en rätt stor risk att man hamnar i situationen .. * ge dom ett finger, så tar dom hela handen*.. :) Dvs, om du säger till säljarna att det är ok att fota kvittona, så kommer du inom 3 månader inte att se röken av ett enda papperskvitto, och kan inte uppfylla kraven i lagen. Så.. ja, jag vet inte.. inget är för enkelt..

Du måste vara inloggad för att kunna skriva i forumet. Klicka här för att registrera dig som medlem.

Prenumerera
Reseräkning - att spara originalet eller ej

Senaste nytt

Nytt i forumet

Gör som 100K andra!

Prenumerera Reseräkning - att spara originalet eller ej

Senaste nytt

Nytt i forumet

Gör som 100K andra!

Prenumerera
Reseräkning - att spara originalet eller ej